Czy wiedzieliście o tym, że nawet wtedy, kiedy wysyłamy służbowe maile, możemy korzystać z socjotechnik, które pozwolą nam osiągnąć sukces? Nasze życie opiera się o relacje z innymi ludźmi i sposób, w jaki komunikujemy się z nimi, determinuje naszą pozycję w społeczeństwie. Według niektórych socjologów, życie społeczne to ciągła wymiana dóbr i usług, a tylko od naszej postawy zależy na jakim miejscu w hierarchii możemy się znaleźć. Również specjaliści w dziedzinie psychologii zapewniają, że inni postrzegają nas takimi, jakimi sami siebie widzimy, dlatego też najprościej byłoby po prostu myśleć o sobie dobrze i taką postawę prezentować. Dotyczy to każdej dziedziny życia i nawet podczas pisana maili służbowych możemy pokazać naszemu odbiorcy swój profesjonalizm i pewność siebie. Nie jest to oczywiście takie łatwe i zazwyczaj wymaga trochę praktyki, jednak istnieją sposoby na to, aby publicznie prezentować się światu jako osoba konkretna i wartościowa. Jest to potrzebne w życiu prywatnym, ale również niezwykle ważne w życiu zawodowym.
Na co uważać podczas pisania maili służbowych?
Czy zdarzyło się Wam mieć opory przed wysłaniem maila, który miałby pośpieszyć daną osobę, w realizacji jej zadania? Kolejną kłopotliwą dla Was sytuacją może być wysłanie drogą mailową pytania o termin otrzymania wynagrodzenia. Czy zawsze szybko i w wyczerpujący sposób uzyskujecie odpowiedzi na zadane przez Was pytania? Może chcieliście poprosić o coś swojego pracodawcę, ale nie wiedzieliście jak stworzyć taką wiadomość? O tym, jaki tytuł powinien mieć e-mail, aby nie został usunięty pisaliśmy już tu, tym razem skupimy się na tym jakich słów i zwrotów NIE używać w służbowych listach elektronicznych.
0. Nie witam i nie pozdrawiam
Celowo zaczynam tu od punktu 0, który każdy powinien znać. Zgodnie z etykietą biznesową nie powinno się rozpoczynać wiadomości od zwrotu „Witam”.
Dlaczego? Po pierwsze (choć mniej ważne) jest to zwrot przeznaczony do kontaktu bezpośredniego. Nie należy go używać w korespondencji mailowej. Po drugie (ważniejsze) słowo „witam” stawia osobę witającą w pozycji wyższej od osoby witanej. Witać może gospodarz swoich gości. Ewentualnie podczas spotkania dwóch osób, ta o wyższym statusie, może witać tę drugą. W żadnym innym wypadku nie powinno się używać tego słowa.
A dlaczego nie pozdrawiam? Pozdrawiam nie jest odpowiednie w wiadomościach do nieznanego adresata, bądź osoby o wyższym statusie. W słowniku wyrazów trudnych i kłopotliwych czytamy:
W takich sytuacjach powinniśmy Pozdrawiam zastąpić czymś innym lub obudować dodatkowymi słowami, które uczynią pożegnanie uprzejmiejszym.
Poprawnymi formami są: Pozdrawiam serdecznie, łączę pozdrowienia lub łączę serdeczne pozdrowienia.
1. Ja TYLKO chciałem zapytać…
„Tylko” to takie niewinne słówko, którego zdarza nam się nadużywać, kiedy chcemy być grzeczni i nie chcemy robić kłopotu odbiorcy naszego komunikatu. Jednak pisząc, że my „tylko chcielibyśmy dopytać kiedy możemy liczyć na zaległe wynagrodzenie”, sugerujemy osobie czytającej naszą wiadomość, że ta sprawa wcale nie jest taka ważna, bo przecież my chcemy tak niewiele, „tylko” trochę. Najlepiej jest napisać bardzo krótko i dokładnie czego oczekujemy. „Proszę o informację, do którego dnia przeleją mi Państwo zaległe wynagrodzenie”- takie zdanie zawiera konkretne zapytanie, na które powinniśmy uzyskać szybką odpowiedź.
2. Ciutkę, troszeczkę, pieniążki, mejliki…czyli zdrobnienia
Żaden mail nie będzie brzmiał profesjonalnie, jeżeli będziemy zmiękczać słowa i używać zdrobnień. Takie zabiegi stylistyczne powinniśmy zdecydowanie zostawić na okoliczność maili prywatnych i komunikacji z bliskimi znajomymi. Nikt nie potraktuje nas poważnie, jeżeli będziemy używać infantylnych określeń. Dlatego też w wiadomościach służbowych stawiajmy na formalne słownictwo i nie zapominajmy o zasadach ortografii i interpunkcji.
3. Drogi panie Mareczku…czyli nieformalne zwroty personalne
Nieważne jak pozytywne nastawienie macie do świata i jak bardzo chcecie być przyjaźni w stosunku do innych ludzi. W mailach służbowych po prostu nie wypada zwracać się do odbiorcy naszej wiadomości zdrobniale. Nie trzeba oczywiście za każdym razem pisać „szanowny Panie/Pani”, jeżeli nie wymaga tego sytuacja. Ale jeżeli zwracamy się do kogoś imiennie, korzystajmy z pełnej wersji jego imienia. Dlatego piszmy „Szanowna Pani Iwono”, „Dzień dobry Pani Iwono”, a nie- „Dzień dobry Pani Iwonko!”. Po pierwsze, nie wiemy czy ta osoba życzy sobie, aby zwracano się do niej zdrobniale, po drugie stosowanie bardziej formalnego zwrócenia się do nadawcy, nadaje naszej wiadomości charakter poważny i tak też powinna ona zostać potraktowana. Na mniej formalne powitania możemy pozwolić sobie z bliskimi kolegami i koleżankami z pracy lub naprawdę dobrze nam znanymi klientami, co do których jesteśmy pewni, że będą oni zadowoleni z takiego skrócenia dystansu między nami.
4. Za dużo treści w treści, czyli o co tak naprawdę nam chodziło?
Zdarza się, że jeżeli mamy do przekazania dużo informacji na raz, zaczynamy się plątać, gubimy główny wątek, piszemy zbyt wiele niepotrzebnych słów i ostatecznie tracimy sens naszej wypowiedzi. Odbiorca naszej wiadomości może być wówczas zdezorientowany, próbując zrozumieć, o co tak naprawdę nam chodziło. Pisząc służbowe wiadomości e-mail, skupmy się na tym co konkretnie chcemy przekazać i ewentualnie jakie informacje chcemy uzyskać. Jeżeli musimy poruszyć kilka wątków w jednym liście, możemy oddzielić je akapitami, punktami lub skorzystać z wyliczeń. Starajmy się pisać zwięźle, na temat i zadawajmy konkretne pytania. Wówczas ani my, ani osoba, do której piszemy, nie będziemy mieli problemów ze sprawną komunikacją.
5. Zrób to ASAP, bo deadline się zbliża, czyli Polacy nie gęsi i swój język mają
Rozumiemy, że w korporacyjnym slangu utarło się wiele anglojęzycznych skrótów, które mają za zadanie ułatwić i przyśpieszyć konwersację między działami, w których pracuje międzynarodowy zespół. Jednak poza tym wyjątkiem starajmy się jednak nie nadużywać tego typu skrótów i zwrotów, zaczerpniętych z języka angielskiego, ponieważ nie mamy pewności, że wszyscy odbiorcy naszych wiadomości mają odpowiednie kompetencje językowe, aby zrozumieć nasz przekaz. A przecież nie chcemy wprawiać nikogo w zakłopotanie i zmuszać go do sprawdzania, co dany komunikat oznacza. Czasami tworzenie wiadomości naszpikowanych angielskimi słówkami może zostać odebrane jako pretensjonalne lub wręcz śmieszne. Zanim zaczniemy wykorzystywać tego typu skróty, upewnijmy się, że jest to na miejscu i nasz odbiorca posługuje się podobnymi kodami językowymi podczas pisania maili.
A Ty co byś dodał do tej listy? Daj koniecznie znać!
Komentarze