Jak planowanie pracy może zwiększyć Twoją efektywność? 4 podstawowe zasady.

Wyobraź sobie, że budynek, w którym właśnie się znajdujesz, został zbudowany bez planu. Da się to zrobić? Da, ale czy warto? O ile postawimy bez planu mały dom o prostym kształcie, tak w realizacji większych budowli będzie już problem. Dlatego planowanie pracy jest takie ważne, bez tego nie da się dobrze zrealizować wielkich rzeczy. A domyślam się, że chciałbyś poświęcać czas na to, co zapiera dech w piersiach, a nie na to, co ledwo stoi w pionie.

Tworzenie planu pracy wielu osobom wydaje się nudne, pracochłonne i według niektórych zabiera po prostu czas, który można byłoby wykorzystać na rozpoczęcie wykonywania działania. Nic bardziej mylnego. Mimo, że przygotowanie grafiku prac na początku może przysparzać nieco trudności i jawić się jako niezwykle nużące zadanie, to w pewnym momencie sami sobie podziękujemy za to, że jednak zmusiliśmy się do jego ułożenia.

1. Ustal priorytety i monitoruj postępy

Wcześniejsze przyjrzenie się obowiązkom, które na nas czekają pozwala spojrzeć na nie z dystansem i ocenić ważność poszczególnych etapów. Niektóre zadania wymagają szybkiej realizacji, inne na szczęście mogą zostać wykonane odrobinę później. Dzięki ustaleniu harmonogramu pracy i określeniu hierarchii ważności naszych zobowiązań unikniemy później niepotrzebnych stresów. Wiedząc, jakie obowiązki musimy wykonać w pierwszej kolejności, będziemy mogli poinformować naszego przełożonego lub zleceniodawcę o realnym terminie ukończenia pracy. Posiadanie listy zadań do wypełnienia, pozwala także na monitorowanie postępów i pokazuje nam na jakim etapie obecnie jesteśmy.

2. Zarządzaj czasem i bądź terminowy

Ile razy zdarzyło się nam zdziwić, że dana czynność zajęła o wiele więcej czasu, niż wcześniej zakładaliśmy? Czasami zbyt optymistycznie podchodzimy do swojej pracy i odkładamy obowiązki na później, myśląc, że przecież damy radę i zdążymy ze wszystkim. Najczęściej jednak w trakcie pracy okazuje się, że przeliczyliśmy siły na zamiary i musimy w stresie nadganiać zaległości, które sami sobie zafundowaliśmy. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu naszą pracą jesteśmy w stanie określić ramy czasowe, które determinują całość powierzonego nam zadania. Możemy też na bieżąco kontrolować postępy pracy i sprawdzać, czy mieścimy się w założonym czasie. Planując swoje zadania warto też ustalić pewną rezerwę czasową, która przyda nam się przy okazji jakichś nieprzewidzianych wcześniej okoliczności.

3. Spójrz na projekt całościowo

Dostajemy do zrealizowania projekt. Rozłożyliśmy jego części na elementy pierwsze, już wiemy które zadania można wykonywać równolegle, a które będą wynikać jedne z drugich. Rozdzieliliśmy nawet zadania pracownikom i… nagle pojawia się problem. Oczywiście nie da się tego uniknąć, nie wszystko można zaplanować. Jednak bez planu trudniej jest ten problem rozwiązać. Myśl wtedy perspektywistycznie, miej pogląd na całość. Dlaczego to jest takie ważne? Zawsze trzeba wiedzieć jaki efekt chcemy osiągnąć. Wiele razy obserwowałam ludzi, którzy w sytuacji nagłej zmiany planów, skupiali się na jak najdokładniejszym wykonaniu nowych działań. Często jest to niepotrzebne wkładanie wysiłku w coś, co nie jest tego warte. Gdy zmienia nam się plan, nie powinniśmy skupiać się wyłącznie na łataniu dziury, nowe rozwiązanie może generować inne korzyści i zmienić nam dalszy plan. Bądźmy zawsze elastyczni i skupmy się na efekcie, jaki chcemy osiągnąć.

4. Spraw, by planowanie było przyjemne

Jeśli nadal uważamy, że planowanie może i jest potrzebne, ale kojarzy nam się z nudą i stratą czasu, to zastanówmy się nad tym, jaka forma tworzenia harmonogramu prac wyda nam się najbardziej atrakcyjna. Może wystarczy nam lista zadań stworzona w arkuszu Excela, w której będziemy zaznaczać zrealizowane obowiązki. Ale możemy postawić też na ciekawe rozwiązania graficzne, różnego rodzaju planery czy plansze do powieszenia w naszym biurze czy w domu, na których kolorami zaznaczymy ważność naszych celów, a następnie będziemy mogli skreślać z listy ukończone zadania. Takie działanie ma dodatkowy walor motywacyjny, ponieważ widząc ile jest już pracy za nami, łatwiej będzie nam dążyć do ukończenia całego projektu. Ciekawą opcją są również programy do zarządzania projektami. Możemy korzystać z darmowych wersji lub wybrać opcję płatną, dostosowaną w 100% do naszych potrzeb. Wbrew pozorom jest to opcja najbardziej opłacalna, często przynosząca więcej zalet niż wydawałoby się na początku. Przede wszystkim pozwala zoptymalizować czas pracy oraz daje wgląd do każdego elementu projektu. Możemy zbierać statystyki, które przydadzą się w późniejszych pracach.